Registrasi Universitas Jenderal Soedirman

Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, Dan Teknologi Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2024

Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Universitas Jenderal Soedirman 

Pasal 38

Biro Akademik dan Kemahasiswaan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan di bidang akademik, kemahasiswaan, dan alumni.

Pasal 39

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38, Biro Akademik dan Kemahasiswaan

Menyelenggarakan fungsi :

  1. Pelaksanaan layanan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
  2. Evaluasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
  3. Pengelolaan data dan sarana akademik;
  4. Pelaksanaan layanan pembinaan minat, bakat, dan kesejahteraan Mahasiswa; dan
  5. Pengelolaan data kemahasiswaan dan alumni; dan
  6. Fasilitasi kegiatan kemahasiswaan dan alumni.

Pasal 40

Biro Akademik dan Kemahasiswaan terdiri atas:

  1. Bagian Akademik; dan
  2. Kelompok jabatan fungsional.

Pasal 41

Bagian Akademik mempunyai tugas melaksanakan layanan administrasi dan evaluasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat serta pengelolaan data dan sarana akademik.

Pasal 42

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41, Bagian Akademik menyelenggarakan fungsi:

  1. Pelaksanaan layanan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
  2. Evaluasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
  3. Pelaksanaan registrasi Mahasiswa dan statistik akademik;dan
  4. Pengelolaan data dan sarana akademik. 

Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, Dan Teknologi Republik Indonesia Nomor 243/M/Kep/2025

Tentang Rincian Tugas Unit Kerja Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

Rincian Tugas pada bidang registrasi meliputi :

  1. Melaksanakan penyiapan bahan panduan registrasi mahasiswa;
  2. Melaksanakan  penyiapan pelaksanaan  registrasi,  dan pemberian nomor induk mahasiswa;
  3. Melaksanakan  penyiapan   bahan  pemberian   kartu mahasiswa, jas almamater, dan atribut lainnya; 
  4. Melaksanakan pengaktifan kembali mahasiswa, alih program studi, pindah perguruan tinggi, pengunduran  diri, 
  5. Melaksanakan penelaahan keabsahan data calon penerima ijazah dan sertifikat profesi serta surat keterangan pengganti ijazah dan sertifikat profesi;
  6. Melaksanakan penyiapan bahan  penerbitan  ijazah  dan sertifikat profesi serta surat keterangan pengganti ijazah dan sertifikat profesi;
  7. Melaksanakan penyiapan bahan statistik akademik;
  • Registrasi Online Program Diploma dan Sarjana disini
  • Registrasi Online Program Pascasarjana dan Program Pendidikan Dokter Spesialis (PPDS) disini
  • Registrasi Online Program Kerjasama, Beasiswa dan Alih Program/RPL disini
  • Registrasi Online Program Profesi disini

Setelah registrasi online dilanjutkan registrasi fisik sampai dengan semua tahapan registrasi selesai secara paripurna sesuai dengan jadwal dan ketentuan yang tertuang pada menu pengumuman yang dapat diakses melalui laman : admisi.unsoed.ac.id

Pelaksanaan SPMB Universitas Jenderal Soedirman mengikuti Jadwal dan Regulasi Nasional dan Kalender Akademik : 

Registrasi Mahasiswa Baru

Persyaratan :

  • Online bagi mahasiswa KIP-K / mahasiswa reguler​​ / Calon Mahasiswa yang dinyatakan diterima.

  • Memiliki Bukti Fisik dan Digital sesuai informasi pada Pengumuman prasyarat registrasi.

  • Jangka waktu pelayanan 45 menit (tentatif)

  • Biaya/tarif Biaya Pendidikan/UKT Sesuai Tagihan dari masing-masing calon mahasiswa (sesuai ketentuan yang berlaku)

  • Termasuk rangkaian registrasi mahasiswa baru adalah : Tes Kesehatan (NAPZA), dan Psikotest (Info Lengkap) bersifat WAJIB.

  • Produk Pelayanan Kartu Mahasiswa, PIN Registrasi Online, Password / Kode Portal Akademik (SIA), dan Jaket Almamater

  • Panduan registrasi online dapat​​ diunduh disini

Cek Bukti Biaya Pendidikan

Persyaratan :

  • Mahasiswa menunjukkan Kartu Identitas Mahasiswa ke Staff Administrasi Registrasi dan Statistik

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Jangka waktu pelayanan : 15 menit

  • Produk Pelayanan Cetak Bukti Pembayaran

  • Sumber layanan : https://sista.unsoed.ac.id

  • Akses mandiri cek tagihan : Disini (periode cek : Juli & Januari)

Surat Ketererangan Diterima (Letter of Allowance)

Persyaratan : 

  • Surat permohonan (identitas lengkap)

  • Melampirkan fotocopi KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)

  • Melampirkan Biodata Mahasiswa dicetak dari sistem Registari Online 

  • Jangka waktu pelayanan 45 menit

  • Produk Pelayanan Dokumen Surat Keterangan Diterima

KTM Hilang / Rusak

Persyaratan :

  • Surat keterangan kehilangan dari kepolisian jika KTM hilang

  • Bukti KTM Apabila Rusak untuk penggantian KTM rusak

  • Jangka waktu pelayanan 10 Menit (tentatif, sesuai dengan kondisi ketersediaan material blangko KTM)

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Produk KTM 

Pindah Antar Prodi Pada Fakultas Yang Sama (UNSOED)

Persyaratan :

  • Mahasiswa membuat surat Permohonan Pindah Prodi atau Pindah Studi Ke Rektor 

  • Melampirkan data dukung KHS dan KRS terakhir

  • Jangka waktu pelayanan 1 Minggu (tentatif, koordinasi/kebijakan/persetujuan Pimpinan)

  • Sifat dari permohonan : dapat diterima maupun dapat ditolak sesuai dengan ketentuan/kebijakan/pertimbangan/rekomendasi Pimpinan Fakultas/Universitas (daya tampung/pertimbangan akademik/dan lainnya).

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Produk Pelayanan Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Keluar / Pindah Universitas

Persyaratan :

  • Mahasiswa membuat surat Permohonan SK keluar/ pindah ditunjukan ke Dekan melalui Tim Kerja Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas masing-masing, 

  • Fakultas meneruskan permohonan tersebut kepada Rektor

  • KHS dan KRS terakhir, dan Bukti Pembayaran semester yang berjalan

  • Permohoan sifatnya dapat dikabulkan ataupun ditolak sesuai pertimbangan Pimpinan Fakultas/Universitas

  • Pindah masuk dari universitas lain ke Universitas Jenderal Soedirman mengacu pada ketentuan dalam : PR 35/2023 dan PR 7/2024 (Pasal 55, pengajuan paling lambat 30 hari sebelum masa registrasi di awal tahun akademik);

  • Jangka waktu pelayanan 1 Minggu (tentatif)

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Produk Pelayanan SK Pindah / Keluar

Keabsahan Ijazah

Persyaratan :

  • Alumnus / Instansi / lembaga terkait membuat Surat permohonan ke Rektor. 

  • Melampirkan  data dukung alumni berupa salinan Ijazah sesuai dengan Nama. NIM. Nomor Register Ijazah yang akan diverifikasi.

  • Jangka waktu pelayanan 1 Minggu (tentatif)

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Produk Pelayanan Surat Keabsahan Ijazah

  • Untuk akses Info Status Mahasiswa​​ dan Alumni​​ Klik disini

Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Persyaratan :

  • Surat permohonan (identitas lengkap); 

  • Melampirkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian setempat atau surat keterangan tertimpa musibah kebakaran, kebanjiran atau lainnya dari kantor kelurahan atau kecamatan setempat untuk permohonan karena dokumen hilang ataupun rusak;

  • Melampirkan dokumen akta lahir dan identitas,salinan ijazah serta data dukung dokumen resmi untuk permohonan keterangan perubahan/penggantian/perbedaan data alumni;

  • Perihal perbedaan/perubahan data, segera melaporkan melalui email ke  : bapendikpusat@gmail.comdilengkapi softcopy/salinan kartu identitas (KTP), salinan ijazah, dan trankrip nilai (hal ini sebagai data dukung update data PDDIKTI)

  • Melampirkan pas foto hitam putih ukuran 4 x 6 = 1 lembar, salinan ijazah atau transkrip (jika masih ada).

  • Jangka waktu pelayanan 1 Minggu (tentatif, sesuai dengan agenda waktu Pimpinan)

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Produk Pelayanan Surat Keterangan Pengganti/ Pendamping Ijazah

Transalate Ijazah

Persyaratan :

  • Alumnus membuat surat permohonan Ke Rektor 

  • Melampirkan fotocopy ijazah yang dilegalisir

  • Jangka waktu pelayanan 1 Minggu (tentatif, sesuai dengan agenda Pimpinan)

  • Biaya/tarif Tidak dipungut biaya (gratis)

  • Produk Pelayanan Translate Ijazah

Pelayanan Pengambilan Ijazah

Bagi wisudawan/wati yang sudah mengikuti prosesi wisuda baik secara Daring / Luring dapat melakukan tanda tangan ijazah, mengambil ijazah, plakat cumlaude tidak dapat diwakilkan. Setelah dokumen ijazah lengkap, batas pengambilan reguler 1 bulan setelah Wisuda, paling lambat sebelum proses wisuda berikutnya (Ijazah lengkap dengan mendapat PISN, sudah tandatangan Dekan dan Rektor) . silahkan cek pada link tautan google sebagai berikut​​ sheet Proses PISN Alumni

Ketentuan :

  • Para peserta wisuda wajib memperhatikan dan mematuhi protokol kesehatan.

  • Wisudawan/wati WAJIB menyetorkan berkas cetak hardcopy pendaftaran online wisuda ke Gedung Registrasi (Tim Kerja Bidang Registrasi dan Statistik) yang lengkap, ditandatangani dan di stempel cap fakultas, meliputi :

  • Data Biodata ijazah, wajib di perhatikan  pada tempat lahir, tanggal lahir, NIK sesuai dengan data dukung Ijazah terakhir / KK  / Akta Lahir/ KTP dipastikan sesuai, jika tidak sesuai segara konfirmasi ke petugas agar data terverifikasi dan valid. 

  • Wisudawan/wati perhatikan foto ijazah harus kualitas terbaik sesuai dengan ketentuan : foto 4×6, baju putih berdasi dan ber jas hitam background abu-abu ( Hitam Putih ) dicetak dengan kertas foto jenis doff di studio foto dengan keterbacaan proporsi muka pada foto 75 %, posisi dan pandangan dengan wajah harus menghadap lurus ke kamera tanpa miring, dan kualitas foto harus jelas, tajam, tidak buram, dan tidak ada bagian kepala yang terpotong. Akan dikonfirmasi, diverifikasi, divalidasi pada saat penyerahan berkas.

  • Perihal perbedaan/perubahan​​ data​​ pada​​ Sistem Informasi Akademik​​ Universitas Jenderal Soedirman​​ pada saat pendaftaran​​ wisuda, segera melaporkan melalui email​​ :​​ bapendikpusat@gmail.comdilengkapi softcopy/salinan kartu identitas (KTP), salinan ijazah, dan trankrip nilai (hal ini sebagai data dukung update data PDDIKTI).

  • Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dikembalikan (jika masih ada) ataupun dapat diganti dengan Surat Pernyataan Kehilangan dari Kepolisian Republik Indonesia. Selanjutnya alumni dapat membuat Kartu Tanda Alumni di Sekretariat Alumni UNSOED.

  • Wisudawan/wati datang langsung ke Gedung  Registrasi berpakaian kemeja bebas tapi sopan (bukan kaos oblong) dan bersepatu sesuai dengan jadwal pelayanan Fakultas masing-masing, jam layanan :

  • Pagi: Jam 08.00 s/d 11.30 Wib  

  • Siang :​​ Jam 13.00 s/d 15.30 Wib 

Ketentuan hari pengambilan berlaku untuk semua periode wisuda ( Maret, Juni, September, Desember ), pengambilan dapat dilakukan sesuai dengan hari yang telah ditentukan.

  • Berikut Link Whatsapp​​ Group untuk semua periode wisuda ( Maret, Juni, September, Desember ) :

Produk Pelayanan : Dokumen Ijazah, dan Plakat (jika cumlaude)

Jadwal​​ Pelayanan Pengambilan Ijazah

No.

Nama Petugas

Fakultas

Hari

1

Slamet Soihkin

Fak. Pertanian

Fak. Biologi

Fak. Kedokteran

Senin

2

Tresnawati S

Fakultas MIPA

Fakultas Ilmu Budaya

Fakultas Perikanan & Kelautan

Fakultas ISIP

Selasa

3

Ikin Yuliono

Fakultas Ekonomi & Bisnis

Program Pascasarjana

Selasa

4

Sahidin

Fakultas Peternakan

Fakultas Teknik

Rabu

5

Chusniah Novita

Fakultas Hukum

Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan

Kamis

 

Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan :